Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Für die Konzeption, Organisation und Durchführung von Corporate Events

EXMACHINE UG (haftungsbeschränkt)

§ 1 Geltungsbereich und allgemeine Bestimmungen

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Angebote, Verträge, Buchungen, Lieferungen und Dienstleistungen der EXMACHINE UG (haftungsbeschränkt), c/o Engelnest Coworking, Wilhelm-Kabus-Straße 24, 10829 Berlin (nachfolgend „Agentur“ oder „wir“), gegenüber ihren geschäftlichen Auftraggebern (nachfolgend „Auftraggeber“ oder „Kunde“).

(2) Die Agentur kontrahiert ausschließlich im B2B-Bereich (Business-to-Business). Mit Vertragsschluss bestätigt der Auftraggeber ausdrücklich, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit im Sinne des § 14 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) handelt. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen.

(3) Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Bedingungen des Auftraggebers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, die Agentur hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich (Textform nach § 126b BGB oder Schriftform nach § 126 BGB) zugestimmt. Dieses Zustimmungserfordernis gilt auch dann, wenn die Agentur in Kenntnis abweichender Bedingungen des Kunden die Leistung vorbehaltlos ausführt.

§ 2 Angebot, Vertragsschluss und Leistungsumfang

(1) Sämtliche Angebote, Präsentationen, Kostenvoranschläge und Vorabkalkulationen der Agentur sind stets freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht im Einzelfall ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind.

(2) Ein rechtsverbindlicher Vertrag kommt erst durch die schriftliche Auftragsbestätigung der Agentur in Textform, durch beiderseitige Unterzeichnung eines gesonderten Veranstaltungs- und Rahmenvertrags (Event Service Agreement) oder durch die tatsächliche Aufnahme der Auftragsdurchführung nach Annahme durch den Auftraggeber zustande.

(3) Der genaue Leistungsumfang (insbesondere Konzeption, Locationbereitstellung, technische AV-Ausstattung, Bühnenbau, Catering- und Barkoordination, Programmregie und Einlassmanagement) bestimmt sich ausschließlich nach der schriftlichen Auftragsbestätigung bzw. dem Projektvertrag. Mündliche Absprachen, Nebenabreden oder Zusagen von Hilfspersonal und Subunternehmern bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der ausdrücklichen Bestätigung durch vertretungsberechtigte Personen der Agentur in Textform.

§ 3 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers und Hausrecht

(1) Der Auftraggeber ist verpflichtet, die Agentur bei der Erbringung der vereinbarten Leistungen rechtzeitig und vollständig zu unterstützen. Hierzu gehören insbesondere die fristgerechte Bereitstellung aller erforderlichen Unternehmensdaten, endgültigen Teilnehmerzahlen, Barrierefreiheits- und Diäthinweise (Allergien), Branding-Assets, technischen Vorgaben und Genehmigungen gemäß Projektzeitplan.

(2) Kommt der Auftraggeber seinen Mitwirkungspflichten nicht, unvollständig oder verspätet nach, haftet die Agentur nicht für daraus resultierende Verzögerungen oder Leistungsmängel. Die Agentur behält sich vor, Meilensteine anzupassen und nachweisbare Mehrkosten gesondert in Rechnung zu stellen.

(3) Verhalten der Teilnehmenden und Aufsichtspflicht: Der Auftraggeber trägt die alleinige Verantwortung für das Verhalten seiner Mitarbeitenden, Erfüllungsgehilfen und geladenen Gäste. Der Auftraggeber stellt sicher, dass alle Teilnehmenden die jeweilige Hausordnung der Locations einhalten, den Sicherheitsstandards Folge leisten und den Weisungen des Agenturpersonals, der Moderatoren, der Sicherheitskräfte sowie der Locationbetreiber uneingeschränkt nachkommen. Auf den Veranstaltungsflächen gilt eine strikte Nulltoleranz-Politik bezüglich illegaler Substanzen und gesetzeswidriger Handlungen.

§ 4 Vergütung, Zahlungsbedingungen und Zurückbehaltungsrecht

(1) Sämtliche genannten Preise verstehen sich als Nettopreise in Euro (EUR) zuzüglich der jeweils zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %).

(2) Sofern im Einzelvertrag nicht abweichend geregelt, gilt für alle Buchungen folgender Zahlungsplan:

1. Anzahlung (Deposit 1): 50 % des kalkulierten Gesamt-Auftragsvolumens bei Vertragsschluss / verbindlicher Terminreservierung.
2. Anzahlung (Deposit 2): 30 % des Gesamt-Auftragsvolumens, fällig spätestens dreißig (30) Kalendertage vor dem vereinbarten Veranstaltungsdatum.
Schlussabrechnung (Final Settlement): 20 % der Restsumme (zuzüglich etwaiger vor Ort vorab genehmigter Zusatzleistungen, Überstunden oder verbrauchsabhängiger Catering- und Getränkenachberechnungen), fällig innerhalb von vierzehn (14) Kalendertagen nach Veranstaltungsende und Rechnungszugang.

(3) Zurückbehaltungsrecht: Die Agentur ist berechtigt, die weitere Leistungserbringung zu verweigern, die Reservierung der Location aufzuheben oder den Zutritt zur Veranstaltung vor Ort zu verwehren, wenn fällige Anzahlungen (Deposit 1 oder Deposit 2) nicht vor Veranstaltungsbeginn vollständig auf dem Geschäftskonto der Agentur eingegangen sind (§ 273, § 320 BGB).

§ 5 Stornierungsbedingungen und Rücktritt durch den Auftraggeber

(1) Jede Kündigung oder Stornierung des Vertrages durch den Auftraggeber bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Textform.

(2) Da die Agentur exklusive Locations sperrt, spezialisierte Moderatoren und Techniker bindet sowie frische Waren disponiert, schuldet der Auftraggeber bei einer Stornierung ohne Vorliegen eines wichtigen gesetzlichen Grundes folgende pauschalierte Entschädigungen (Stornopauschale):

Mehr als 60 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn: 30 % des vereinbarten Gesamthonorars.
Zwischen 59 und 31 Kalendertagen vor Veranstaltungsbeginn: 50 % des vereinbarten Gesamthonorars.
Zwischen 30 und 15 Kalendertagen vor Veranstaltungsbeginn: 80 % des vereinbarten Gesamthonorars.
Weniger als 15 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn oder bei Nichterscheinen (No-Show): 100 % des vereinbarten Gesamthonorars.

(3) Unabhängig von der Stornopauschale hat der Auftraggeber in jedem Fall 100 % aller nicht erstattungsfähigen Fremd- und Drittkosten zu ersetzen, die der Agentur im Vertrauen auf die Durchführung des Events bereits entstanden sind oder die sie Dritten verbindlich schuldet (insbesondere Subunternehmerverpflichtungen, nicht stornierbare Mietkosten Dritter, Event-Sonderbauten, Künstlergagen und Cateringverpflichtungen).

(4) Gesetzlicher Nachweis: Dem Auftraggeber bleibt der ausdrückliche Nachweis gestattet, dass der Agentur überhaupt kein Schaden oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist als die angesetzte Pauschale.

§ 6 Veranstaltungsorte, Lärmschutz und Freistellung

(1) EINKELLER Berlin (Wilhelm-Kabus-Straße 24, 10829 Berlin):

Innenbereich: Für Veranstaltungen im unterirdischen Gewölbe EINKELLER gilt aufgrund der baulichen Schallisolierung: Innerhalb der geschlossenen unterirdischen Räumlichkeiten findet die allgemeine kommunale 22:00-Uhr-Ruhezeit keine Anwendung. Musik und Veranstaltungen können im Innenbereich ohne Lautstärkebeschränkung fortgesetzt werden.

Außenbereich & Freistellung: Diese Ausnahme gilt ausschließlich im Innenraum des Gewölbes. Auf den Außentreppen, im Innenhof, auf Zufahrten und öffentlichen Straßen gilt zwingend strenge Lärmdisziplin. Der Auftraggeber stellt die Agentur hiermit von sämtlichen Bußgeldern, behördlichen Auflagen, Unterlassungsansprüchen und Schadensersatzforderungen Dritter vollumfänglich frei, die durch rechtswidriges Lärm- oder Fehlverhalten seiner Gäste im Außenbereich nach 22:00 Uhr unter Verstoß gegen das Berliner Landes-Immissionsschutzgesetz (LImSchG) verursacht werden.

(2) Open-Air & Fremdlocations: Veranstaltungen im Engelnest Garden sowie in angemieteten Dritt-Locations unterliegen uneingeschränkt den gesetzlichen Immissionsschutzvorschriften, behördlichen Auflagen und den jeweiligen Hausordnungen der Locationinhaber.

§ 7 Urheberrechte und Schutz proprietärer Formate

(1) Sämtliche Konzepte, Workshop-Methoden, Spieldesigns, Moderationsleitfäden, Inszenierungspläne, Präsentationen und proprietäre Event-Formate (insbesondere das geschützte B2B-Matchmaking-Format „Off the Record“) sind das ausschließliche geistige Eigentum der EXMACHINE UG (haftungsbeschränkt) und urheberrechtlich nach dem Urheberrechtsgesetz (UrhG) geschützt.

(2) Der Auftraggeber erwirbt mit vollständiger Bezahlung lediglich ein einfaches, zeitlich auf den Veranstaltungstag beschränktes und nicht übertragbares Nutzungsrecht zur Durchführung des konkreten Einzelevents.

(3) Dem Auftraggeber ist es untersagt, die geschützten Konzepte, Spielmechaniken, Fragebögen oder Abläufe ganz oder teilweise zu vervielfältigen, nachzubauen, firmenintern ohne Beauftragung der Agentur erneut durchzuführen, Dritten zugänglich zu machen oder in sonstiger Weise kommerziell zu verwerten.

§ 8 Haftung und Haftungsbeschränkung

(1) Die Agentur haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen uneingeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit der Agentur, ihrer gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet die Agentur nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). Eine Kardinalpflicht ist eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung der Höhe nach auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Durchschnittsschaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(3) Eingebrachte Sachen: Die Agentur übernimmt keine Obhutspflichten für persönliche Gegenstände, Garderobe, Wertsachen, technische Geräte oder Marketingmaterialien, die durch den Auftraggeber oder dessen Gäste eingebracht werden. Die Haftung für Diebstahl, Verlust oder Beschädigung ist ausgeschlossen, es sei denn, der Schaden wurde vorsätzlich oder grob fahrlässig durch Personal der Agentur verursacht.

(4) Haftung des Auftraggebers für Schäden: Der Auftraggeber haftet der Agentur und den Eigentümern der Veranstaltungsorte unmittelbar und vollumfänglich für alle Sach-, Gebäude- und Personenschäden, die durch seine Mitarbeitenden, Erfüllungsgehilfen oder Gäste schuldhaft an historischem Mauerwerk, technischen Anlagen, Mobiliar, sanitären Einrichtungen oder Event-Aufbauten verursacht werden.

§ 9 Höhere Gewalt (Force Majeure)

(1) Kann eine Partei ihre vertraglichen Verpflichtungen aufgrund höherer Gewalt nicht erfüllen, wird sie für die Dauer des Hindernisses von der Leistungspflicht befreit. Als höhere Gewalt gelten insbesondere Naturkatastrophen, extreme Unwetter, kriegerische Ereignisse, Streiks, behördliche Verbote oder Anordnungen, Epidemien, Pandemien sowie unverschuldete, plötzliche Infrastrukturausfälle der Location (Strom- oder Wasserausfall).

(2) Tritt ein Fall höherer Gewalt ein, informieren sich die Parteien unverzüglich in Textform. Die Parteien verpflichten sich, in fairen Verhandlungen eine Nachholung des Events innerhalb eines Zeitraums von bis zu sechs (6) Monaten anzustreben. Unvermeidbare Fremdkosten, die zu diesem Zeitpunkt bereits verbindlich angefallen sind und Dritten geschuldet werden, sind vom Auftraggeber zu tragen.

§ 10 Datenschutz, Diskretion und Bildrechte

(1) Beide Parteien verpflichten sich zur strengen Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

(2) Proprietäre Diskretionsformate („Off the Record“): Bei Formaten mit Identitätsschutz setzt die Agentur in ausgewiesenen Zonen eine strikte No-Photo- und No-Recording-Policy durch. Der Auftraggeber verpflichtet sich, seine Teilnehmenden im Vorfeld verbindlich über dieses Verbot und die Verhaltensregeln aufzuklären.

(3) Bild- und Videoaufnahmen: Foto- oder Videoaufnahmen privater Corporate Events durch die Agentur zu Referenz-, PR- oder Werbezwecken bedürfen der vorherigen ausdrücklichen Zustimmung des Auftraggebers in Textform.

§ 11 Vertraulichkeit

(1) Die Parteien verpflichten sich gegenseitig, alle ihnen im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt werdenden geschäftlichen, technischen und organisatorischen Informationen, internen Vorgänge sowie Projekt- und Preismodelle strikt vertraulich zu behandeln und ausschließlich für Zwecke dieses Vertrages zu verwenden.

(2) Diese Geheimhaltungspflicht gilt auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses für einen Zeitraum von drei (3) Jahren fort.

§ 12 Schlussbestimmungen, Erfüllungsort und Gerichtsstand

(1) Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) sowie des Internationalen Privatrechts.

(2) Ausschließlicher Erfüllungsort für alle Leistungen aus dem Vertragsverhältnis sowie ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Berlin.

(3) Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam, rechtsungültig oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige rechtlich zulässige Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck und der Intention der Parteien am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für etwaige Vertragslücken.

Kontaktieren Sie uns