Datenschutzerklärung

1. Überblick und Geltungsbereich
Die EXMACHINE UG (haftungsbeschränkt) (nachfolgend „wir“, „uns“ oder „EXMACHINE“) betreibt eine spezialisierte B2B-Agentur für erlebnisorientierte Firmenveranstaltungen mit Sitz in Berlin. Wir konzipieren und produzieren mitreißende, unkonventionelle und auf maximale Privatsphäre ausgerichtete Corporate Formate – darunter unser geschütztes Matchmaking-Erlebnis Off the Record, maßgeschneiderte Team-Retreats und Firmenfeiern.

Der Schutz personenbezogener Daten und die Wahrung des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung sind fundamentale Grundpfeiler unseres geschäftlichen Handelns. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

- bei der Nutzung unserer Website (exmachine.co),
- bei der Übermittlung von Veranstaltungsanfragen,
- im Rahmen der Beauftragung unserer Produktionsleistungen sowie
- bei der Interaktion mit unseren digitalen Marketing-Kanälen.

Dies erfolgt in strenger Übereinstimmung mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

2. Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

EXMACHINE UG (haftungsbeschränkt)
c/o Engelnest Coworking
Wilhelm-Kabus-Straße 24
10829 Berlin, Deutschland

E-Mail: hello@exmachine.co
Website: https://www.exmachine.co

Vertreten durch den Geschäftsführer: K. Haldun Öz

3. Allgemeine Grundsätze und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich unter strikter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Die Verarbeitung stützt sich auf folgende Rechtsgrundlagen:

- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Sofern Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung für bestimmte Verarbeitungsvorgänge erteilt haben (z. B. Marketing-Cookies, Tracking-Technologien oder das freiwillige Post-Event-Matchmaking).
- Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Zur Erstellung individueller B2B-Angebote, zur Durchführung von Rahmen- und Dienstleistungsverträgen, zur operativen Location- und Catering-Steuerung sowie zum Einlassmanagement.
- Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Sofern eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) erforderlich ist.
- Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Zur Wahrung unserer überwiegenden berechtigten Interessen an der IT-Sicherheit der Website, der Betrugsprävention, dem gezielten B2B-Direktmarketing, der Rechtsverteidigung sowie der Gewährleistung von Sicherheit und Hausrecht vor Ort.

4. Technische Infrastruktur, Website-Hosting und Google Workspace

4.1 Hosting über Wix Studio
Unsere Website wird über die Infrastruktur von Wix.com Ltd. (Nemal Tel Aviv St 40, Tel Aviv 6350671, Israel) im Rahmen der Wix Studio-Umgebung betrieben. Beim Aufruf unserer Website erfasst Wix automatisiert technische Zugriffsdaten in sogenannten Server-Logfiles:

- Browsertyp und Softwareversion
- Verwendetes Betriebssystem
- Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
- Hostname des zugreifenden Rechners / Endgeräts
- Uhrzeit und Datum der Serveranfrage
- IP-Adresse (soweit technisch möglich pseudonymisiert bzw. anonymisiert)

Die Datenverarbeitung durch Wix erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Für Datenübermittlungen nach Israel gilt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO. Soweit Daten in Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss (z. B. die USA) weitergeleitet werden, gewährleisten EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) das Schutzniveau.

4.2 Unternehmens-E-Mail und Google Workspace
Unsere interne Unternehmenskommunikation, Dokumentenverwaltung und Projektorganisation laufen über Google Workspace, bereitgestellt von der Google Cloud EMEA Limited (70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland). Wenn Sie per E-Mail (hello@exmachine.co) mit uns in Kontakt treten oder Formulare auf exmachine.co absenden, werden diese Kommunikationsdaten auf Servern von Google Workspace gespeichert. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag auf Basis von Standardvertragsklauseln nach Art. 28 und Art. 46 DSGVO.

4.3 Kontakt- und Anfrageformulare
Wenn Unternehmenskunden, HR-Leitungen oder Veranstaltungsplaner Anfragen über unsere Webformulare einreichen, verarbeiten wir folgende Angaben:

- Vollständiger Vor- und Nachname
- Geschäftliche E-Mail-Adresse
- Geschäftliche Telefon- oder Mobilfunknummer
- Unternehmensname und Position
- Veranstaltungsparameter: Wunschdatum, Personenzahl, geplantes Format, Budgetrahmen und individuelle Anforderungen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Anfragen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung gewerblicher Anfragen).

5. Cookies, Conversion-Tracking und Online-Marketing
Unsere Website nutzt Cookies und Tracking-Technologien zur Sicherstellung der Funktionalität und zur Erfolgsmessung unserer B2B-Werbekampagnen. Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über nicht zwingend erforderliche Cookies über unser Cookie-Consent-Banner gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5.1 Technisch notwendige Cookies
Technisch notwendige Cookies dienen der Gewährleistung des sicheren und stabilen Betriebs der Website und der Formularübermittlung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Diese Cookies erfordern keine gesonderte Einwilligung und können in unseren Systemen nicht deaktiviert werden.

5.2 Google Ads und Conversion-Tracking
Wir setzen Google Ads von Google Ireland Limited ein, um Werbeanzeigen in Suchergebnissen und Netzwerken zu schalten. Google Ads setzt nach einem Klick auf eine Anzeige ein Conversion-Cookie, um nachzuvollziehen, ob eine Anfrage auf unserer Seite erfolgreich generiert wurde.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).
Widerruf: Über die Google-Anzeigeneinstellungen (https://adssettings.google.com) oder direkt über unser Cookie-Banner.

5.3 LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ads)
Wir binden das LinkedIn Insight Tag der LinkedIn Ireland Unlimited Company (Wilton Plaza, Dublin 2, Irland) ein, um Konversionen zu messen, B2B-Zielgruppen zu segmentieren und aggregierte demografische Profile unserer Webseitenbesucher zu analysieren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).
Widerruf: Mitglieder von LinkedIn können das Tracking in den LinkedIn-Kontoeinstellungen deaktivieren.

5.4 Meta-Pixel (Facebook & Instagram Ads)
Wir nutzen das Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, Irland) zur Effizienzmessung von Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram. Das Pixel erfasst Aktionen, nachdem Nutzer über eine Anzeige auf unsere Website weitergeleitet wurden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).
Widerruf: Über die Kontoeinstellungen bei Facebook bzw. Instagram.

6. Datenverarbeitung bei Event-Konzeption und Durchführung
Bei der Beauftragung durch einen Unternehmenskunden verarbeiten wir Daten, die für die schlüsselfertige Durchführung des Events zwingend erforderlich sind:

- Teilnehmermanagement: Vom Auftraggeber bereitgestellte Namens- und Akkreditierungslisten zur Abwicklung des Check-ins, der Ausweiserstellung und der Sicherheitskontrollen.
- Location-Management: Zur Gewährleistung des Zugangs zu Veranstaltungsorten (darunter EINKELLER und Engelnest Garden sowie externe Partnerlocations). Personenbezogene Daten werden an Betreiber nur im zwingend erforderlichen Mindestmaß übermittelt.
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Allergien und Barrierefreiheit): Soweit Teilnehmende freiwillig Angaben zu schweren Lebensmittelunverträglichkeiten, Diätvorgaben oder Mobilitätseinschränkungen mitteilen, werden diese Daten ausschließlich zur Gewährleistung der körperlichen Unversehrtheit und zur sicheren Speisenversorgung verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sämtliche personenbezogenen Verpflegungslisten werden unverzüglich nach Abschluss des Events datenschutzkonform vernichtet.

7. Datenschutzarchitektur für proprietäre Formate: „Off the Record“
Für unser B2B-Singles-Matchmaking-Format Off the Record gelten strenge Schutzrichtlinien zur Wahrung der Privatsphäre:

- Pseudonymisierung & Codenamen: Gäste interagieren vor Ort ausschließlich unter venezianischen Masken und zugewiesenen Metropolen-Codenamen. Reale Namen, Arbeitgeber und Kontaktdaten werden während der Veranstaltung zu keinem Zeitpunkt offengelegt.
- Bilateraler Double-Opt-In-Abgleich: Ein Austausch von Kontaktdaten findet ausschließlich statt, wenn beide Teilnehmenden am Folgetag digital ein beidseitiges Match bestätigen und in den Austausch einwilligen.
- Strikte No-Photo- & Digital-Detox-Zonen: In den Matchmaking-Bereichen gilt ein striktes Foto-, Smartphone- und Videoaufzeichnungsverbot zur Wahrung der Diskretion.
- Löschungsfristen: Persönliche Matching-Profile und algorithmische Abgleichsdaten werden spätestens dreißig (30) Kalendertage nach Beendigung des jeweiligen Veranstaltungszyklus vollständig gelöscht.

8. Fotografie, Medienproduktion und Bildrechte

- Geschlossene Firmenveranstaltungen: Foto- und Videoaufnahmen während privater Corporate Events erfolgen ausschließlich bei ausdrücklicher vertraglicher Freigabe durch den Unternehmenskunden. Der Kunde ist verpflichtet, seine Teilnehmenden im Vorfeld im Einklang mit internen Richtlinien zu informieren.
- Portfolio- und Referenznutzung: EXMACHINE veröffentlicht Bild- oder Videomaterial von Event-Teilnehmenden zu Marketingzwecken nur dann, wenn hierfür eine ausdrückliche, schriftliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, §§ 22, 23 KunstUrhG) vorliegt.

9. Weitergabe von Daten und Auftragsverarbeiter
Wir verkaufen, vermieten oder handeln nicht mit personenbezogenen Daten. Eine Weitergabe erfolgt nur im gesetzlich zulässigen Rahmen:

- Technische Dienstleister: Wix Studio, Google Workspace sowie CRM-Dienstleister, die im Rahmen strenger Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO gebunden sind.
- Produktionspartner: Aggregierte Teilnehmerzahlen und anonymisierte Cateringspezifikationen für Küchenchefs, Techniker und Locationbetreiber (ohne Weitergabe von Personendaten, sofern nicht zwingend erforderlich).
- Behörden: An Finanzämter, Wirtschaftsprüfer oder Ordnungsbehörden ausschließlich bei gesetzlicher Verpflichtung.

10. Internationale Datentransfers
Primäre Datenverarbeitungen erfolgen innerhalb Deutschlands und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Soweit Softwareanbieter Daten außerhalb des EWR verarbeiten, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Schutzniveau nach Art. 45 DSGVO (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework) gewährleistet ist oder von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln (SCCs) nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen wurden.

11. Speicherdauer und Löschung (Speicherdauer)
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erreichung des Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

- Kontaktanfragen: Werden nach sechs (6) Monaten gelöscht, sofern kein geschäftlicher Vertrag zustande kommt.
- Geschäfts- und Steuerunterlagen: Buchungsbelege, Rechnungen und Vertragsakten werden gemäß § 147 AO und § 257 HGB für sechs (6) bis zehn (10) Jahre archiviert.
- Gäste- und Einlasslisten: Werden innerhalb von dreißig (30) Kalendertagen nach Eventabschluss gelöscht.

12. Ihre Rechte als betroffene Person (Betroffenenrechte)
Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO folgende gesetzliche Rechte zu:

- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten verlangen.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten fordern.
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Sperrung der Verarbeitung fordern.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
- Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können einer Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an:
hello@exmachine.co

13. Zuständige Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für die EXMACHINE UG (haftungsbeschränkt) zuständige Aufsichtsbehörde in Berlin ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin, Deutschland

Telefon: +49 (0)30 13889-0
Website: https://www.datenschutz-berlin.de

14. Datensicherheit (Technische und organisatorische Maßnahmen)
Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unbefugten Zugriff und Zerstörung zu schützen. Hierzu zählen moderne SSL/TLS-Verschlüsselungen für alle Formularübertragungen, zugriffsgeschützte Cloud-Systeme, strenge Rechtevergaben und physische Zugangskontrollen an unserem Berliner Standort.

15. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets an aktuelle gesetzliche Bestimmungen anzupassen oder Änderungen unseres Leistungsportfolios abzubilden. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf exmachine.co abrufbar.